Un projecte digital pot tenir bon codi, bon disseny i bons continguts, i tot i així torçar-se. Passa quan una decisió no queda anotada, una tasca es queda sense responsable o un canvi d’abast s’aprova sense valorar-lo. Evitar-ho és una feina en si mateixa, i gairebé mai es veu.
En el nostre equip la fan les project managers. El seu nom no apareix al codi ni a les captures del projecte acabat. Coordinen l’equip, porten la relació amb tu i converteixen cada petició en una decisió amb cost i data. Per a tu significa una cosa molt concreta: saber que hi ha algú al timó.
Aquesta feina és valuosa en qualsevol projecte, sigui de la mida que sigui. En els grans i complexos, a més, permet que la resta funcioni. Aquest article explica en què consisteix, i és també la nostra manera de reconèixer-los la feina.
Projectes on la dificultat és a les costures
Treballem sobretot en plataformes a mida, integrades amb els sistemes de cada organització i amb anys d’evolució després del llançament. Solen ser crítiques per a qui les encarrega, i el nivell d’exigència està a l’altura del que s’hi inverteix. Això es tradueix en milers de missatges, centenars de tasques i moltes persones a banda i banda de la taula.
A aquesta escala, cada especialitat pot fer bé la seva part i el projecte ressentir-se igualment. El risc es concentra a les costures: entre especialitats, entre proveïdors, entre el teu equip i el nostre. Les nostres project managers treballen just aquí. Són diverses, comparteixen mètode i cada projecte té una d’elles com a referent.
Una interlocutora que coneix tot el projecte
El teu equip necessita una sola interlocutora en lloc de set. Algú que conegui l’estat de cada tema, sàpiga a qui preguntar dins de l’equip i et contesti en el teu idioma i amb el teu to. En els nostres projectes llargs, aproximadament 1 de cada 3 missatges que reps de l’agència l’escriu ella.
Amb el temps, el teu equip acaba anomenant-la pel seu nom centenars de vegades, i moltes d’aquestes converses acaben amb un «gràcies». En el nostre cas, aquests noms són Ari i Nona.
Això no posa l’equip tècnic darrere d’un taulell. Quan toca definir requisits o especificacions, qui desenvolupa parla amb tu directament. La project manager convoca la sessió, la documenta i fa el seguiment del que s’ha acordat.
Al teu costat també hi ha persones amb el seu dia a dia, les seves urgències i els seus propis responsables. Bona part d’aquesta feina consisteix a posar-los-ho fàcil. Explicar per què una cosa funciona com funciona, proposar el camí més senzill i ajudar a decidir què va primer. Així es construeixen relacions de treball que duren anys.
I hi ha el tracte. El missatge abans de les vacances amb qui cobreix què i fins quan. El «hem fet una gran feina entre tots». El «descanseu i carregueu piles». Una relació d’anys es sosté amb lliuraments, i també amb això.
Que siguin diverses té una conseqüència pràctica per a tu. Allò que la project manager sap del teu projecte està escrit al mateix projecte. Una altra pot cobrir-la sense que hagis d’explicar-ho tot de nou.
On acaba el que no té amo
Les nostres project managers reben assignades gairebé el doble de tasques de les que creen. Accessos a entorns, dubtes de facturació, configuracions d’analítica, canvis de hosting, la definició d’una funcionalitat nova. Quan alguna cosa no té un responsable clar acaba a la seva taula, i elles s’encarreguen que en tingui.
Hi ha una altra part que no figura en cap tasca. Són els quaderns de seguiment amb els temes oberts de cada reunió, les prioritats del mes, les actes, les propostes i els documents de definició. Comencen abans de la primera línia de codi, en obrir l’estructura del projecte: documentació inicial, arquitectura, pla de continguts, workshops, wireframes, analítica i accessos. Anys després, aquest registre permet reconstruir per què es va decidir cada cosa.
D’una petició a una decisió amb cost i data
El gest que més es repeteix és convertir una petició en alguna cosa que puguis decidir. La resposta arriba amb tres dades: què implica, quant costa i quan pot estar. Per exemple: «Són 4 hores de Drupal Senior Developer. Si ens ho valideu avui, ho teniu demà».
Quan el projecte evoluciona, fan el mateix recorregut a més escala. Recullen la necessitat, la revisen amb l’equip tècnic i tornen amb l’impacte en desenvolupament i en calendari. Així decideixes amb la informació completa i sense sorpreses a final de mes.
Quatre situacions que es repeteixen
En el dia a dia d'un projecte apareixen una vegada i una altra els mateixos patrons de resposta.
Expliquen el perquè i proposen una alternativa per aconseguir el mateix.
Li obren el seu propi fil perquè no es perdi i es pugui seguir.
Ajuden a separar l'imprescindible d'allò que pot esperar, perquè el que és important arribi a temps.
Proposen una trucada de 15 minuts i queda resolt.
El mes del llançament
El mes previ a una sortida a producció, l’activitat de coordinació arriba a multiplicar-se per 5 respecte a un mes normal. Cal coordinar-se amb el teu proveïdor de hosting i tancar dominis, correus i claus de serveis. També separar el que bloqueja la sortida del que pot esperar.
El dia de la pujada, el teu equip rep un avís clar: mentre duri, millor no editar continguts, i quan acabi els ho comuniquem. Són tasques sense cap línia de codi, i d’elles depèn que el llançament sigui tranquil. És el moment en què més es nota que hi ha algú al timó.
L’objecció del cost
L’objecció habitual és que tot això és una capa de gestió que encareix el projecte. La feina de coordinació existeix encara que ningú la tingui assignada. Si no la fa una especialista, la fa qui hauria d’estar programant, o la fas tu. En els dos casos es paga, amb hores que deixen de dedicar-se a construir o amb decisions que es perden pel camí.
Passa en un projecte petit, en un de mitjà i en un de gran. Allò que canvia amb la mida és quant pesa. En un projecte petit ocupa menys hores i continua sent el que manté clara la relació amb tu. En un de diversos anys, amb integracions i diversos proveïdors, sosté tota la resta.
Per això considerem aquest perfil necessari en qualsevol projecte, i imprescindible en els grans i complexos.
Què preguntar abans de signar un projecte de diversos anys
Si has d’encarregar una plataforma d’aquest tipus, a nosaltres o a un altre equip, fes-te aquestes preguntes. Et diran si la coordinació està prevista o s’improvisarà.
Sis preguntes sobre la coordinació
Serveixen per a qualsevol proveïdor i qualsevol tecnologia.
Qui serà la meva persona de referència i qui la cobreix quan no hi sigui?
On queda escrit el que decidim i qui ho manté al dia?
Quan demani una cosa nova, sabré què implica, quant costa i quan pot estar abans d'aprovar-la?
Qui m'ajuda a ordenar les peticions quan tot sembla urgent?
Qui coordina els meus proveïdors de hosting, analítica i integracions?
Qui dirigeix la sortida a producció i com s'avisa el meu equip?
En els nostres projectes, qui respon a aquestes sis preguntes és una project manager. La seva feina forma part del que contractes, igual que el desenvolupament o el disseny, tot i que sigui la que es veu menys. Valen molt, i volíem deixar-ho escrit.
Per a tu significa una cosa molt concreta: saber que hi ha algú al timó.