Un proyecto digital puede tener buen código, buen diseño y buenos contenidos, y aun así torcerse. Pasa cuando una decisión no queda anotada, una tarea se queda sin responsable o un cambio de alcance se aprueba sin valorar. Evitarlo es un trabajo en sí mismo, y casi nunca se ve.
En nuestro equipo lo hacen las project managers. Su nombre no figura en el código ni en las capturas del proyecto terminado. Coordinan al equipo, llevan la relación contigo y convierten cada petición en una decisión con coste y fecha. Para ti significa algo muy concreto: saber que hay alguien a los mandos.
Ese trabajo es valioso en cualquier proyecto, sea del tamaño que sea. En los grandes y complejos, además, permite que el resto funcione. Este artículo cuenta en qué consiste, y es también nuestra manera de reconocérselo.
Proyectos donde lo difícil está en las costuras
Trabajamos sobre todo en plataformas a medida, integradas con los sistemas de cada organización y con años de evolución después del lanzamiento. Suelen ser críticas para quien las encarga, y el nivel de exigencia está a la altura de lo que se invierte en ellas. Eso se traduce en miles de mensajes, cientos de tareas y muchas personas a ambos lados de la mesa.
A esa escala, cada especialidad puede hacer bien su parte y el proyecto resentirse igual. El riesgo se concentra en las costuras: entre especialidades, entre proveedores, entre tu equipo y el nuestro. Nuestras project managers trabajan justo ahí. Son varias, comparten método y cada proyecto tiene a una de ellas como referente.
Una interlocutora que conoce el proyecto entero
Tu equipo necesita una sola interlocutora en lugar de siete. Alguien que conozca el estado de cada tema, sepa a quién preguntar dentro del equipo y te conteste en tu idioma y en tu tono. En nuestros proyectos largos, en torno a 1 de cada 3 mensajes que recibes de la agencia lo escribe ella.
Con el tiempo, tu equipo acaba llamándola por su nombre cientos de veces, y muchas de esas conversaciones terminan con un «gracias». En nuestro caso, esos nombres son Ari y Nona.
Eso no pone al equipo técnico detrás de un mostrador. Cuando toca definir requisitos o especificaciones, quien desarrolla habla contigo directamente. La project manager convoca la sesión, la documenta y hace el seguimiento de lo acordado.
En tu lado también hay personas con su día a día, sus urgencias y sus propios responsables. Buena parte de este trabajo consiste en ponérselo fácil. Explicar por qué algo funciona como funciona, proponer el camino más sencillo y ayudar a decidir qué va primero. Así se construyen relaciones de trabajo que duran años.
Y está el trato. El mensaje antes de las vacaciones con quién cubre qué y hasta cuándo. El «hemos hecho un gran trabajo entre todos». El «descansad y cargad pilas». Una relación de años se sostiene con entregas, y también con eso.
Que sean varias tiene una consecuencia práctica para ti. Lo que la project manager sabe de tu proyecto está escrito en el propio proyecto. Otra puede cubrirla sin que tengas que explicarlo todo de nuevo.
Donde acaba lo que no tiene dueño
Nuestras project managers reciben asignadas casi el doble de tareas de las que crean. Accesos a entornos, dudas de facturación, configuraciones de analítica, cambios de hosting, la definición de una funcionalidad nueva. Cuando algo no tiene un responsable claro acaba en su mesa, y ellas se encargan de que lo tenga.
Hay otra parte que no figura en ninguna tarea. Son los cuadernos de seguimiento con los temas abiertos de cada reunión, las prioridades del mes, las actas, las propuestas y los documentos de definición. Empiezan antes de la primera línea de código, al abrir la estructura del proyecto: documentación inicial, arquitectura, plan de contenidos, workshops, wireframes, analítica y accesos. Años después, ese registro permite reconstruir por qué se decidió cada cosa.
De una petición a una decisión con coste y fecha
El gesto que más se repite es convertir una petición en algo que puedas decidir. La respuesta llega con tres datos: qué implica, cuánto cuesta y cuándo puede estar. Por ejemplo: «Son 4 horas de Drupal Senior Developer. Si nos lo validáis hoy, lo tenéis mañana».
Cuando el proyecto evoluciona, hacen el mismo recorrido a mayor escala. Recogen la necesidad, la revisan con el equipo técnico y vuelven con el impacto en desarrollo y en calendario. Así decides con la información completa y sin sorpresas a final de mes.
Cuatro situaciones que se repiten
En el día a día de un proyecto aparecen una y otra vez los mismos patrones de respuesta.
Explican el porqué y proponen una alternativa para conseguir lo mismo.
Le abren su propio hilo para que no se pierda y se pueda seguir.
Ayudan a separar lo imprescindible de lo que puede esperar, para que lo importante llegue a tiempo.
Proponen una llamada de 15 minutos y queda resuelto.
El mes del lanzamiento
En el mes previo a una salida a producción, la actividad de coordinación llega a multiplicarse por 5 respecto a un mes normal. Hay que coordinarse con tu proveedor de hosting y cerrar dominios, correos y claves de servicios. También separar lo que bloquea la salida de lo que puede esperar.
El día de la subida, tu equipo recibe un aviso claro: mientras dure, mejor no editar contenidos, y en cuanto termine se lo comunicamos. Son tareas sin una línea de código, y de ellas depende que el lanzamiento sea tranquilo. Es el momento en que más se nota que hay alguien a los mandos.
La objeción del coste
La objeción habitual es que todo esto es una capa de gestión que encarece el proyecto. El trabajo de coordinación existe aunque nadie lo tenga asignado. Si no lo hace una especialista, lo hace quien debería estar programando, o lo haces tú. En los dos casos se paga, con horas que dejan de dedicarse a construir o con decisiones que se pierden por el camino.
Ocurre en un proyecto pequeño, en uno mediano y en uno grande. Lo que cambia con el tamaño es cuánto pesa. En un proyecto pequeño ocupa menos horas y sigue siendo lo que mantiene clara la relación contigo. En uno de varios años, con integraciones y varios proveedores, sostiene todo lo demás.
Por eso consideramos este perfil necesario en cualquier proyecto, e imprescindible en los grandes y complejos.
Qué preguntar antes de firmar un proyecto de varios años
Si vas a encargar una plataforma de este tipo, a nosotros o a otro equipo, hazte estas preguntas. Te dirán si la coordinación está prevista o se va a improvisar.
Seis preguntas sobre la coordinación
Sirven para cualquier proveedor y cualquier tecnología.
¿Quién será mi persona de referencia y quién la cubre cuando no esté?
¿Dónde queda escrito lo que decidimos y quién lo mantiene al día?
Cuando pida algo nuevo, ¿sabré qué implica, cuánto cuesta y cuándo puede estar antes de aprobarlo?
¿Quién me ayuda a ordenar las peticiones cuando todo parece urgente?
¿Quién coordina a mis proveedores de hosting, analítica e integraciones?
¿Quién dirige la salida a producción y cómo se avisa a mi equipo?
En nuestros proyectos, quien responde a esas seis preguntas es una project manager. Su trabajo forma parte de lo que contratas, igual que el desarrollo o el diseño, aunque sea el que menos se ve. Valen mucho, y queríamos dejarlo escrito.
Para ti significa algo muy concreto: saber que hay alguien a los mandos.